▷ Diagrama de flujo ¡Descarga & Ayuda 2024!

Quizás lo has visto por allí en más de una oportunidad. El diagrama de flujo, que también es conocido como flujograma; es la representación gráfica de un proceso junto con todas las variables que intervienen en él. Es utilizado en muchas áreas del conocimiento para ordenar ideas.

Su representación se basa en el Lenguaje Unificado de Modelado

El flujo de acción será lo que marcará la información que debes incluir en tu diagrama de flujo. Si quieres conocer todo sobre él, te invitamos a seguir leyendo este artículo. ¡Acá te enterarás del paso a paso para hacerlo y lograr el éxito en tus actividades!

¿Qué es un diagrama de flujo?

Ya conoces a grandes rasgos de qué se trata un diagrama de flujo. Pues, básicamente es la representación gráfica de estados; cuyas transiciones estarán definidas por las actividades que ocurran cuando la operación se termina. Puede parecer complicado, pero en la práctica no lo es.

Este tipo de diagrama surgió en el año 1921 por Frank Gilbreth; el cual lo anunció en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME). Desde allí se ha venido implementando en diversas áreas como por ejemplo; economía, psicología cognitiva y procesos industriales.

Tipos de diagrama de flujo

Aunque no lo creas, existen varios tipos de diagrama de flujo que debes conocer. Cada uno tiene una manera diferente de representar las cosas; pero bajo el mismo esquema que planteamos anteriormente. ¡Mira cuáles son los principales conocidos!

Formato arquitectónico

Como su nombre lo indica, este diagrama de flujo se utiliza para describir el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. Suele variar entre el carácter descriptivo, mientras que los demás pueden ser representativos.

Horizontal

La mejor manera de identificar cómo es este diagrama de flujo; es porque la secuencia de las operaciones se lee de izquierda a derecha. Y de hecho ese es el sentido en el que se desarrollará.

Vertical

Este es quizás el más común y el que más observamos por allí. Se trata de que el flujo de las operaciones va desde arriba hacia abajo; y todas las flechitas te indicarán que ése precisamente es el sentido en que se leerá. Toda la información tiene que ser incluida en este diagrama.

Panorámico

Tal cual pasa con una foto panorámica, este diagrama de flujo se puede apreciar rápidamente con una sola mirada. Es el mejor para las personas que apenas se están iniciando en su uso; ya que les permite entender la información del proceso mucho más fácil.

Diagrama de bloques de procesos de producción

Como lo mencionamos antes, el diagrama de flujo se suele utilizar en diversas áreas. Este tipo en específico es utilizado para mostrar todos los pasos a través de los cuales se elabora un producto. Se especifica la materia prima, cantidad, procesos y muchos otros más detalles.

Elementos o simbología de un diagrama de flujo

El Instituto Nacional Estadounidense de Estándares estableció ciertos elementos que forman parte del diagrama de flujo. Estos vienen siendo las formas, puesto que cada una tiene su significado y aplicación. ¡Quédate a conocer esta información!

Rombo

Este símbolo denota decisión dentro de un diagrama de flujo. Lo que representa es una operación condicional que determina cuál de los dos caminos tomará el programa del cual se esté hablando.

Rectángulo

El ANSI define al triángulo como la representación de un proceso. Es decir, un conjunto de operaciones que cambiar el valor, forma o ubicación de datos.

Flecha

Básicamente esta figura denota la línea de flujo. De aquí es donde vas a poder enseñar el orden de operación de los procesos. La forma correcta de utilizarla es cuando una flecha conecta a uno de los símbolos con otro. ¿Lo sabías?

Óvalo o elipse

Ahora bien, esta figura es utilizada tanto para iniciar como para terminar el diagrama de flujo. No es utilizada dentro del mismo para representar algún proceso o tarea.

Hay más formas aprobadas por la ANSI para la utilización en diagramas de flujo. Estas se conocen como simbología y normas del diagrama; lo cual es así en todos los países del mundo, una regla universal. ¡Ya sabes a la hora de elegir las figuras qué es lo que representa cada una de ellas!

¿Para qué sirve un diagrama de flujo?

A estas alturas del artículo quizás te estés preguntando cuál es la utilidad que tiene un diagrama de flujo. Aunque no lo creas, puedes usarlo en muchos aspectos y será ideal para organizar las ideas en torno a alguna información o proceso. Fíjate aquí en sus principales ventajas:

Identificar problemas

En pequeñas, medianas o grandes empresas, los diagramas de flujo suelen ser bastante preferidos porque permiten identificar problemas de forma fácil. Además, en la misma realización ofrecerá cuáles son las mejoras y oportunidades de avanzar que te arroja el proceso.

Capacitación y aprendizaje

Muchos empleadores a nivel mundial utilizan un diagrama de flujo para capacitar a los nuevos empleados de su empresa. Especialmente cuando hay mejoras en los procesos, es una forma fantástica de mostrarle cuáles son y dónde se han implementado.

Fácil comprensión

Para nadie es un secreto que los humanos somos mayormente visuales. Es por eso que el diagrama de flujo es una herramienta excelente para facilitar la compresión de algún tema en específico. No solamente lo puedes aprovechar si tienes una empresa; sino también en otras áreas.

Multiplataforma

Y finalmente no podemos dejar atrás el hecho de que el diagrama se flujo se puede hacer en múltiples plataformas. Por ejemplo, puedes hacerlo a la antigua en una hija tomando papel, lápiz y colores. O también hacerlo en programas de computador si eres más tecnológico.

Desventajas de un diagrama de flujo

Todo lo bueno tiene su lado no tan bueno. De allí que los diagramas de flujo también presenten algunas desventajas que debes tener en cuenta. Si bien son una herramienta excelente dentro del ámbito empresarial; también es cierto que no todos pueden hacerlos.

Pueden ser difíciles

A lo largo de este artículo hemos dicho una verdad, y es que los diagramas de flujo pueden resultar difíciles para algunos. Especialmente cuando éste tiene muchos caminos o varias partes; la comprensión se puede tornar cuesta arriba.

No hay normas concretas

A pesar de que antes mostramos algunos parámetros en cuántos a las formas del diagrama de flujo; debes saber que una de sus desventajas es que no hay normas fijas para hacerlos. De pronto te puedes encontrar uno diferente al otro; y eso confunde.

Se tornan laboriosos

Si el proceso que vas a representar es breve, se hará fácil. Pero hay algunos procesos que convierten en laboriosos a los diagramas de flujo. Esto puede ocasionar que sean difíciles de hacer y también de planificar.

No hay demasiadas desventajas a la hora de hacer u diagrama de flujo. Quizás a la primera te parezca complicado, pero luego verás como será super fácil e incluso útil para diversos procesos dentro de tu empresa o vida en general.

Diagrama de flujo de datos

Ahora pasaremos a conocer todo sobre el diagrama de flujo de datos o DFD. Al igual que el principal, se trata de un sistema de representación de datos a través de un sistema de información. Es una variante muy utilizada y conocida nivel mundial.

Un diseñador es el profesional que más utiliza el diagrama de flujo de datos. Se emplea para la visualización de un procesamiento de datos o diseño estructurado. De él existen varios tipos que dependerán de cuál sea la utilidad final que quieres darle.

¿Cuál es su utilidad principal? Pues a través de un diagrama de flujo de datos, se puede identificar la manera en que cualquier sistema es desarrollado. Esto hace que se divida en 3 niveles: diagrama de contexto, diagrama de nivel superior y diagrama de detalle o expansión.

Para complementar esta información, puedes ver este video explicativo

¿Qué elementos incluye un diagrama de flujo de datos?

Como todos los diagramas, el de flujo de datos tiene sus propios elementos. Los símbolos representan los cuatro componentes que tiene un DFD. Luego de practicarlos verás como no son muy complicados y al final son útiles para cuestiones tecnológicas e informáticas.

Entidad externa

Tal como lo indica su nombre, se trata de un sistema externo que se encarga de recibir datos, haciendo comunicación con el sistema que se está diagramando en el DFD. Otra forma de conocerlos es como: terminadores, fuentes y receptores o actores. Se ubican en los bordes.

Proceso

En este elemento se suelen usar pequeñas etiquetas para definir o darle un nombre al proceso. Todo lo que aquí se genere producirá una alteración que a su vez dará paso a los resultados. Es tal vez la parte más productiva y llena de información que tiene el DFD.

Almacén de datos

Aquí se encuentran todos los archivos que conservan información de utilidad para momentos posteriores. Es importante que sepas que puede haber varios y que cada uno de ellos debe llevar un nombre. Esto con la finalidad de que identifiques cuál es la información que contiene.

Flujo de datos

Y finalmente en este paso está la ruta que los datos toman entre las entidades externas, los procesos y los almacenes de datos. Es justo la interfaz que existe entre todos los demás componentes que tiene un diagrama de flujo.

Normas para hacer un diagrama de flujo de datos

Aunque no existe una norma mundial para hacer buenos diagramas de flujos de datos, sí que existen unas pequeñas reglas que puedes aplicar para hacer el tuyo. Debes tenerlas en cuenta para así poder tener un excelente resultado.

-En primer lugar, debes saber que todos los procesos que incluyas en tu diagrama de flujo de datos deben tener una entrada y una salida. Recuerda que para ello se puede utilizar la forma del óvalo o elipse que son las indicadas para abrir y cerrar un diagrama.

-En segundo lugar, hay que darle importancia al almacén de datos. Todo lo que hayas usado en tu DFD pasará a un almacén de datos el cual después podrá ser de mucha ayuda. Los datos almacenados en un sistema deben pasar por un proceso.

-En tercer lugar para terminar con las reglas a la hora de hacer un DFD, es esencial que verifiques el orden de todos los procesos que vas a seguir. Deben estar perfectamente colocados; porque esto servirá como referencia para cuando vengan nuevos procesos que haya que diagramar.

¿Cómo hacer un diagrama de flujo?

Desde siempre, los programas o herramientas favoritas para hacer un diagrama de flujo son los clásicos: Excel, Word y Power Point. Lo mejor de ellas es que son super versátiles y cualquier persona puede aprender a utilizarlos. Incluso no necesitas de conexión a internet para hacerlo.

Sin embargo, antes de proceder a hacer tu diagrama, es importante que ya tengas a la mano toda la información que vas a colocar en él. Asegúrate de especificar en tu borrador; cuál será cada proceso y figura que tienes que utilizar para representarlo. Así quedará perfecto.

Diagrama de flujo en Word

Desde ya te recomendamos Word para hacer un diagrama de flujo, ya que es una herramienta super fácil que todos tenemos en nuestra computadora y que seguro entenderás a la primera. En insertar figura tendrás la posibilidad de escoger las que están recomendadas.

Aquí tienes un video explicativo con el paso a paso para que sepas cómo hacer un diagrama de flujo en Word

Diagrama de flujo en Excel

Ahora bien, en Excel es un poco más complicado para hacer diagramas de flujo. Sin embargo, también te da la opción de insertar formas que te ayuden a organizar mejor tu diagrama. Te dejaremos un video para que aprendas a hacer el tuyo propio de forma fácil y rápida.

Hacer diagrama de flujo online

Por otra parte, también tienes la posibilidad de hacer un diagrama de flujo online. Hay algunas páginas como Clickcharts que te permiten hacerlo de forma fácil y rápida sin ser un experto en diseño o diagramación. Solo tendrás que incluir la información que necesitas y listo.

Esta plataforma tiene una versión gratuita y otra de pago, a través de las cuales podrás elegir si eres de los que hace diagramas de flujo constantemente. Recuerda que siempre vale la pena invertir un dinero si se trata de mejorar tus herramientas de trabajo.

Pero también hay otras que te dan muchas más opciones para la versión gratuita; solo que debes tener un poco de conocimiento de cómo manejarlas. Por ejemplo tienes a Canva; la cual es una página para diseñar que tiene algunas plantillas pre-diseñadas.

Mira este video que te dará una idea general de cómo hacer diagramas en Canva

Por otra parte está Smartdraw, la cual suele ser muy recomendada para quienes hacen diagramas de flujo. Su almacenamiento está en la nube así que podrás trabajar directamente allí teniendo conexión a internet. Es una excelente opción para quienes ya tienen un poco más de conocimiento.

¿Qué debes saber antes de hacer un diagrama de flujo?

Tal cual como lo hemos mencionado antes, es de extrema importancia que antes de hacer un diagrama de flujo, tengas toda la información lista para incluirla en tu diseño. Acá te vamos a ayudar con algunas cosas que tienes que conocer para comenzar a elaborar el tuyo propio…

Ideas importantes

Toma papel y lápiz para comenzar por anotar todo aquello que sientas que debe estar en el diagrama de flujo. Esto requiere la participación no solo del autor; sino también de todas las personas que han estado involucradas en el proceso.

Todos los datos que se vayan a incluir en el diagrama, deben ser elegidos por alguien que esté capacitado para ello. Recuerda que en este tipo de documentos todo tiene que estar fundamentado; por lo que debes dejarlo en manos de expertos (en caso de que tu no lo seas).

Aclarar objetivos

Toda actividad nos debe llevar a lograr algunos objetivos. Es por eso que debes ordenar tus ideas y pensar en qué quieres lograr con el diagrama de flujo. Esto facilitará la elección de los elementos que van a ir en él y también sus resultados.

Destinatario

Todo lo que hagamos siempre tiene un destinatario. Es por eso que antes de hacer un diagrama de flujo debes responderte a quién va dirigido el mismo. Dependiendo del destino final del diagrama; es que variarán algunas cosas como por ejemplo el lenguaje.

Detalles

Y de último pero no menos importante, deberás pensar en qué tantos detalles quieres incluir en tu diagrama de flujo. Algunos son más detallados que otros, por lo que requieren de más trabajo a la horade estructurarlos. Allí podrás intuir cuánto tiempo gastarás haciéndolo.

Con todo esto verás como al final tendrás un diagrama de flujo bien construido, con todos los detalles que el mismo debe incluir. Toda planeación dará como resultado un trabajo limpio y perfecto para ser presentado donde necesites.

Diagrama de flujo proceso administrativo

Por si fuera poco, el flujograma también es una herramienta fantástica para utilizar en los procesos administrativos. Ya que puedes representar gráficamente todo aquello que desees de una forma rápida y sencilla, sin tener que saber demasiado sobre ellos.

Si quieres saber cuáles son los procesos administrativos que estás atravesando, y además identificar las mejoras para ellos, entonces debes hacer uno. Aquí tienes otros beneficios e usar flujogramas en el proceso administrativo:

Mejora la sociabilización: está comprobado que el flujograma ayuda a mejorar la sociabilización en la parte administrativa. Esto debido a que se incluyen personas que intervienen en el proceso.
Esclarecer responsabilidades: al tener un diagrama de flujo en el proceso administrativo, te va a ayudar a conocer cuáles son las responsabilidades de cada quien dentro de cada área de la empresa. Es perfecto para aclarar roles y tareas, incluso exigir resultados.
Búsqueda de mejoras: una de las ventajas más útiles de este diagrama es que te arrojará las mejoras que puedes obtener en cada proceso. Especialmente n lo administrativo esto es muy ventajoso para incluir nuevas metas u objetivos.

Incluso al momento de hacer el manual de políticas, un flujograma te puede ayudar a conocer cuáles son los puntos que tienes que destacar en él. Sin duda es una herramienta versátil; aplicable a cualquier área, que te permitirá mejorar en todo lo que desees.

Aquí tienes un video que te permitirá ampliar la información para saber cómo hacer un diagrama de flujo administrativo

Diagrama de flujo atención al cliente

La versatilidad del flujograma nos permite que lo usemos en muchas áreas. Por ejemplo, al hacerlo para la atención al cliente lograrás mejorar la relación que tienes con los consumidores. El procedimiento es el mismo, pero los resultados pasan a ser algo increíble.

En esta área no se trata de más de crear una estructura gráfica en donde se va a organizar o representar todos los pasos para tener contacto con un cliente. Esto luego se lo puedes facilitar a tus empleados para que sepan qué es lo que tienen que hacer en estos casos.

Lo primero que tienes que plasmar es el primer contacto que hay con el cliente. Desde ese punto de partida deberás organizar tus ideas para hacer que sea un proceso fluido; y donde tomen en cuenta todos los detalles para ofrecer una atención al cliente de 20 puntos.

Aquí tienes un video explicativo con un ejemplo de diagrama de flujo de atención al cliente. ¡Puedes adaptarlo a tu empresa!

Ahora ya sabes todo lo que tienes que tener presente a la hora de hacer un diagrama de flujo o flujograma como también es conocido. Ves que se puede aplica en muchas áreas donde necesites representar algo de forma gráfica y obtener excelentes resultados para tu organización.

A pesar de que al principio pueda ser un poco complicado, con la práctica te convertirás en un experto de flujogramas y los harás para cualquier área donde sea necesario.

Cuéntanos en la parte de abajo cuál crees que sea la parte más difícil de hacer un diagrama de flujo para tu empresa

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