▷ Diagrama de Gantt ¡Descarga & Ayuda 2024!

Si eres de los que les gusta tener todo su tiempo organizado, entonces debes conocer qué es un diagrama de Gantt. Se trata de una herramienta muy utilizada en administración; para representar de forma gráfica una serie de procesos y actividades que tengas previsto hacer.

El diagrama de Gantt se suele utilizar de forma complementaria con cronogramas de planificación

En caso de que quieras conocer de qué se trata este diagrama a profundidad; te invitamos a seguir leyendo este artículo. Acá te enterarás de todo lo que tienes que saber sobre el diagrama de Gantt; como los pasos para hacerlo y qué elementos tiene que incluir. ¡Veamos!

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Este tipo de diagrama es muy utilizado en el ámbito administrativo. Con él se pueden organizar tareas o actividades que tienen previstas hacerse en un lapso de tiempo determinado. Además, con el diagrama de Gantt puedes llevar un control sobre el desarollo de dichas actividades.

El creador del diagrama de Gantt fue Henry Laurence Gantt quien lo desarrolló a inicios del siglo XX. A pesar de que data de hace muchos años, todavía en la actualidad suele ser muy utilizado como una herramienta de organización dentro de empresas pequeñas, medianas y grandes.

Debes tomar en cuenta que este diagrama es una especie de apoyo gráfico, por lo que las actividades que vayas a incluir deben hacerse de forma concisa y precisa. La ventaja es que lo puedes realizar apoyándote de herramientas como programas e incluso páginas web.

El diagrama de Gantt debe basarse en la premisa fin-inicio. Esto en vista de que el fin de una actividad puede ser el inicio de otra. Hacerlo no es tan complicado como pasa con otros diagramas. Lo mejor es que es aplicable a muchas áreas de tu vida si lo que quieres es ser más organizado.

Pasos previos para hacer un diagrama de Gantt

La mejor área para aplicar un diagrama de esta naturaleza es en la gestión de proyectos. Pero antes de hacerlo debes tomar en cuenta algunos pasos básicos que son necesarios para lograr un diagrama de Gantt en su mejor nivel. ¡Así que mira los que te mostraremos a continuación!

Haz una lista

Antes que nada, es importante ir a la antigua y buscar papel y lápiz para elaborar una lista de todas las actividades que requiere tu proyecto. No importa que el resultado sea una lista muy extensa; la idea es que plasmes todo lo que crees que va a requerir.

Determina

Una vez que ya tengas lista las actividades que tienes que hacer, ahora debes determinar el tiempo que le dedicarás a cada una de ellas. Aquí es importante que las ordenes por importancia de ejecución ya que así le sacarás todo el partido al diagrama.

Diseño sencillo

Sencillo pero preciso. Así debe ser el diseño del diagrama de Gantt porque suele ser consultado con regularidad; lo que te debe permitir entender en seguida de qué se trata o qué es lo que todavía te queda pendiente por hacer. Trata de simplificar al máximo sin perder información.

Investiga

Dependiendo de qué tantos conocimientos tengas en el área tecnológica, deberás investigar cuáles son las mejores herramientas para hacer tu diagrama de Gantt. Hay muchos programas e incluso páginas web en donde lo puedes hacer online y dejarlo en la nube para revisarlo cuando desees.

Ventajas del diagrama de Gantt

Empecemos entonces por el lado positivo de hacer un diagrama de Gantt. como ya lo mencionamos, es una herramienta fácil y útil para todos aquellos que quieran tener más organización. Por lo general es aplicado en pequeñas y medianas empresa para mejorar los tiempos.

Simplifica lo difícil

Básicamente lo principal que te permite un diagrama de Gantt es simplificar un proceso que puede ser realmente complicado. Bajo este esquema agruparás muchas actividades y además representarás el tiempo que te llevará cada una. En una sola gráfica tendrás todo a la mano.

Brinda organización

Si eres una persona que le cuesta tener todo organizado, entonces sin duda un diagrama de Gantt te va a traer muchos beneficios. En este documento podrás acceder fácilmente a las tareas que todavía tienes que hacer y cuál es el tiempo que te falta para lograrlas. Sin duda te servirá de mucho.

Metas realistas

Con el diagrama de Gantt podrás establecer metas que de antemano sabes que vas a cumplir; porque teniendo claro los pazos podrás identificar qué tan probable o no es que hagas esas tareas. Así que otra de sus ventajas es que permite hacer planes que serán completados.

Fácil comprensión

No necesitas ser un experto para poder hacer o entender un diagrama de Gantt. Es por eso que lo recomendamos para cualquier área gracias a su versatilidad y fácil comprensión. Todo el que lo vea lo puede entender así es un recurso fantástico para compartir.

Motivación

Hacer un diagrama de Gantt es como entrenar con un coach que esté a tu lado. Es importante porque tendrás la fecha en que deberás terminar la tarea; lo cual sirve como motivación para trabajar y verlo como una responsabilidad.

Desventajas del diagrama de Gantt

Ahora bien, también tenemos que mencionar algunos lados no tan positivos que puede tener el diagrama de Gantt. Es importante que los tomes en cuenta para poder mejorar cada día más tu trabajo. ¡No son muchos y la verdad es que son corregibles!

Se pueden complicar

Si se te ocurre poner mucha información, es decir, un gran número de tareas en tu diagrama de Gantt, puede tornarse super complicado. La idea es que seas conciso y dejes la ampliación para otros diagramas. No las coloques todas (si son muchas), dentro de uno mismo.

Debe ser actualizado

Un diagrama de esta naturaleza no es como otros tipos, ya que suelen durar lo que duran las actividades planeadas en él. Es por eso que requiere de una actualización constante para mantener al día la información y tachar lo que ya vayas haciendo.

Requiere varias hojas

Por lo general, es difícil colocar un diagrama de Gantt en una sola hoja. En vista de que su orientación es horizontal; quizás requiera de varias de ellas para poder visualizar todo. Si te cuesta mucho, al principio puedes reducir el número de tareas.

En general son pocas las desventajas que tiene usar un diagrama de Gantt. No dejes pasar la oportunidad de llevar al máximo nivel tu rendimiento a través de esta herramienta útil y práctica.

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?

Como lo mencionamos antes, hay algunas herramientas online y también que no requieren de conexión a internet; para poder hacer el diagrama de Gantt. No necesitas salir de casa y verás como tampoco es muy complicado. Incluso hay algunas plantillas que ya están prediseñadas listas de descargar

En Excel

Comenzamos con la herramienta más consultada y es cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel. Es importante que sepas que este programa no trae automatizada la manera de hacerlo; pero sí que puedes descargar aquí una plantilla que pone a tu disposición la Ayuda de Windows.

Es totalmente gratis y te permitirá colocar los datos que sean necesarios. Recuerda que, si antes no has hecho un diagrama así, debes comenzar por hacer uno de pocas tareas para ir acostumbrándote al programa. Excel requiere de mucha atención y de tener conocimientos básicos.

No tienes de qué preocuparte porque solo hay que seguir una serie de pasos para hacerlo en este programa que ya tiene tu computador

Sin embargo, hay algunas formas o trucos que puedes aplicar dentro de Excel para hacer tu propio diagrama de Gantt. Es por eso que acá te vamos a dejar un video explicativo con el paso a paso para que aprendas a usar los gráficos del programa con tal finalidad.

En Word

¿Es posible hacer un diagrama de Gantt en Word? Sí, pero ocupará mucho más tiempo. La forma más recomendada es en Excel, ya que es fácil y rápido. En Word deberás seguir más pasos para hacer algunos procedimientos de forma manual.

Debes comenzar por abrir un documento en blanco y luego hacer clic en insertar tabla. El número de filas y columnas estará determinado por la cantidad de actividades que tengas previstas incluir en tu diagrama. Estrictamente tiene que coincidir con tu borrador.

Algo negativo de hacerlo por esta vía es que Word no tiene la posibilidad de mostrarte estadísticas, por lo que obligatoriamente tendrás que recurrir a métodos de pago. Lo que puedes hacer es una especie de borrador que se asemeje a un diagrama de Gantt y te ayude a planificar tareas.

Fíjate en este video que contiene un paso a paso par saber cómo hacer un diagrama de Gantt en Word

Online

Y finalmente tienes la opción de hacerlo online siempre y cuando tengas acceso a internet. Hay múltiples páginas que ya tienen plantillas prediseñadas de diagramas de Gantt. Incluso la mayoría de ellas son gratuitas lo cual es bastante positivo.

Canva

Seguro ya habías escuchado hablar de Canva, y es que es una página muy completa que te permitirá hasta hacer diagramas de Gantt. Puedes hacer clic en este enlace para ir a la plantilla y que tu tarea sea mucho más fácil.

Trello

Trello es una página de diseño que tiene plantillas ya listas de solo editar con tus datos. No es la excepción del diagrama de Gantt; por lo que solo tienes que registrarte y hacer la búsqueda de la plantilla dentro de la web, siempre y cuando tengas conexión.

LucidChart

Tienes que empezar por hacerte una cuenta en la página lo cual es 100% gratuito. Luego ir a este enlace donde se encuentra la plantilla de acceso directo al diagrama de Gantt. Sigue los pasos con cuidado para que tengas un resultado exitoso.

Aprovecha todas estas herramientas que tienes a tan solo un clic para poder hacer tu diagrama de Gantt. Los que te hemos mostrado son versiones gratuitas que también tienen la opción para pagar. De hacerlo, tendrás más elementos que podrás añadir a tu proyecto.

¿Para qué sirve el diagrama de Gantt?

Además de todo lo que has visto hasta el momento, también tienes que saber para qué es bueno utilizar un diagrama de Gantt. Especialmente en la gestión de proyectos te será muy útil. No importa desde qué área te desempeñes; es aplicable para todo lo que desees.

Procesos de mejora, planeación de actividades, resolución de problemas y más son parte de los resultados que vas a obtener con un diagrama de Gantt. Incluso servirá para cuando desees fragmentar proyectos que tengas planeados pero que sean muy complejos.

El diagrama de Gantt no indica las relaciones que existen entre las actividades; sino el tiempo que llevará ejecutarlas

La planificación es una de las principales características que garantizan el éxito de una empresa. Es por eso que puedes comenzar con un diagrama de Gantt para ir adentrándote al mundo de el establecimiento de objetivos junto con fechas para lograrlos.

Recuerda que no necesitas tener una empresa consolidada y grande para usar este diagrama. De hecho está muy recomendado para pequeñas y medianas organizaciones, incluso proyectos en planificación. ¡No te limites y comienzalo a usar ahora!

Consejos para hacer un diagrama de Gantt

Hay algunos consejos que debes tomar en cuenta para hacer el mejor diagrama de Gantt para un proyecto. Son cosas pequeñas pero que harán una gran diferencia en el resultado. Sin ser experto, verás como harás un trabajo impecable.

Inserta tu logo

A la hora de hacer un diagrama de estos, es importante que nunca te olvides de colocar tu marca. Si tienes un logo, insértalo en la parte superior izquierda, especialmente si lo vas a trabajar con empleados. De esta manera afianzarás tu identidad.

Inicio-Fin

Asegúrate de que las barras de las tareas estén ajustadas desde la fecha de inicio de la actividad, hasta donde se supone que ésta debería terminar. En Excel u otros programas puedes arrastrar la barra hasta lograrlo. También ponerle el color que quieras.

Tareas a la izquierda

Debes saber que la lista de tareas siempre va a la izquierda en el diagrama de Gantt. Es importante que las ordenes de arriba hacia abajo, por fecha de realización. Así tendrás la idea más clara apenas lo mires.Ayúdate de los colores para identificar las tareas de mejor manera.

Acá te vamos a dejar otro video explicativo en donde conocerás un poco más a fondo qué debes tener en cuenta para hacer un diagrama de Gantt

Está demostrado que los humanos somos más visuales. En Excel y otros programas puedes colocarle color a cada actividad ya que así las memorizarás más precisamente y nada más con verlo tendrás una idea de tu planificación.

¿Cuál es la importancia de un diagrama de Gantt para un proyecto?

Muchas personas temen a aplicar diagramas porque piensan en que seimpre tienen mucha dificultad. Pero la verdad es que su importancia radica en la facilidad con que permite observar todas las actividades; de manera de tener una planeación óptima dentro de una empresa.

Si tienes una proyecto en vísperas de ser realizado, sabrás más que nadie que la lista de tareas puede ser abrumadora. Un diagrama de Gantt es la opción perfecta para tenerlas todas en un mismo espacio y ser más organizado con ellas.

Al tener un sistema así de organizado todos los pasos que vas a dar dentro de tu proyecto también lo estarán. Sin duda la mayor importancia de hacer un diagrama de Gantt es que le aportará beneficios en cuanto a la organización a futuro del mismo.

Aunque no lo creas, los diagramas nunca pasan de moda. Por muchas actualizaciones en cuanto a tecnologías que existan e la actualidad; siguen siendo la mejor opción para aplicar en la gestión de proyectos. Te ayudarán a encontrar solución de problemas que se suelen presentar.

Elementos que incluye un diagrama de Gantt

Todos los diagramas están compuestos por elementos que lo componen y al final logran cada cometido. Acá te vamos a especificar cuáles son los que debe tener un diagrama de Gantt:

Tareas: por supuesto que no pueden faltar las protagonistas, es decir las tareas que tienes previsto hacer. Se ubican en las franjas horizontales y llevan colores que las identifican
Fechas: esta es otro de los elementos imprescindibles en un diagrama de Gantt. Debes colocar las fechas ya que así tendrás la idea de los plazos en que se desarrollará cada tarea de las antes mencionadas
Tiempo: cada tarea junto con su fecha, también debe incluir el tiempo. Esto, por supuesto, es un estimado. Pero te dejará actuar en pro de lograr el cumplimiento de la misma en el plazo que ya has establecido previamente.
Resultados: si lo haces a través de las herramientas o programas que te mostramos antes, el mismo te va a arrojar el progreso o los resultados de la finalización de las actividades. Incluso si no las has terminado, te dirá qué tanto has hecho durante el tiempo transcurrido.

Un tip que te puede servir de mucho para identificar con anterioridad los elementos que van en tu diagrama de Gantt, es crear una línea de tiempo. Esto lo puedes hacer en una hoja normal anotando cada actividad, la fecha y el tiempo que pleadeas dedicarle. Para luego pasarlo a digital.

Diagrama de Gantt en el sector construcción

A pesar de que, como hemos dicho antes, el diagrama de Gantt es aplicable para cualquier proyecto, es especialmente útil en el sector construcción. Toda actividad debe culminarse para poder empezar otra; lo cual es básicamente la premisa en la que se basa esta representación.

Tanto las actividades como las horas trabajadas son difíciles de contabilizar en el sector construcción; y es justo allí es que un diagrama de esta naturaleza te ayudaría a tener todo en orden. Un documento al cual pueden acceder los trabajadores de cada área.

Estimar las fechas de culminación de cada fase de la construcción, va a ser tarea del diagrama. Puedes hacer uno para cada una de las fases ya así tener todo más ordenado. De hecho es una de las áreas en donde es preferido por su utilidad y ventajas.

Aquí te dejaremos un video con la aplicación de un diagrama de Gantt en proceso de construcción que puedes tomar como referencia para hacer el tuyo ¡Cuéntanos qué tal te parece!

Flotante negativo del diagrama de Gantt

Esto es algo que pocas personas saben y siempre puede aparecer en un diagrama de Gantt. El flotante negativo también es conocido como negative float. Se trata de la cantidad de tiempo que se debe recuperar para culminar con una actividad; en caso de que no se haya hecho antes.

Siempre que los tiempos no se den a la hora de hacer una actividad, es importante que amplíes en seguida para no perder el hilo de organización que venías manejando. Debes tomar esta información en cuenta con mucha atención.

Por otra parte tenemos el flotante total, que viene siendo el tiempo que se puede retrasar una tarea pero sin causar algún efecto en el plazo final que estaba pautado en el diagrama de Gantt. Por ende no deberás representar nada en el mismo ya que no hay alteración.

DATO: el diagrama de Gantt fue inventado por Henry Laurence Gantt. Todos los que él desarrolló todavía en la actualidad son utilizados para proyectos importantes en múltiples áreas; siendo la mejor la gestión de emprendimientos de cualquier índole

Ahora ya sabes todo lo que tienes que conocer antes de hacer un diagrama de Gantt. No dudes en aplicarlo en tu proyecto si quieres aumentar el tiempo productivo que empleas para cada actividad. Te recomendamos dividirlo si es que son muchas.

No es tan difícil de hacer como otros diagramas y puedes hacerlo en tu computador sin necesidad de tener acceso a internet. Excel es la mejor opción para hacer el tuyo sin mucho esfuerzo. ¡Obtendrás resultados fantásticos!

No te olvides de comentarnos cuál crees que sea el mejor programa para hacer el diagrama de Gantt si eres principiante en estos temas

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